Podróże służbowe po zmianach przepisów od 1 marca 2013 r, ksiegowe
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
INFORLEX.PL Księgowość
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 6/2013
z 15.03.2013 [dodatek: Temat na życzenie, str. 1]
PodróŜe słuŜbowe po zmianach przepisów od 1 marca 2013 r.
Od 1 marca 2013 r. zmieniły się zasady rozliczania podróŜy słuŜbowych. W wyniku nowelizacji przepisów wzrosły
kwoty diet krajowych oraz diet za podróŜe zagraniczne w poszczególnych państwach. Ponadto wprowadzono
zasadę obniŜania procentowego diety za podróŜe krajowe w przypadku zapewnienia pracownikowi posiłków, tj.
śniadań, obiadów i kolacji.
W wyniku zmiany przepisów wprowadzone zostało jedno rozporządzenie o podróżach służbowych, które reguluje delegacje
zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Dotychczas obowiązywały dwa rozporządzenia, z których jedno dotyczyło podróży
krajowych, a drugie zagranicznych. Nowe rozporządzenie ma zastosowanie zarówno do pracodawców sfery budżetowej, jak i
pracodawców prywatnych, którzy nie ustalili innych zasad odbywania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych.
1. Definicja podróży służbowej
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której
znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77
5
§ 1 Kodeksu pracy).
Jeżeli pracownikowi zostanie wypłacona dieta za wyjazd, który nie będzie podróżą służbową, to nie będzie to dieta w
rozumieniu przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, a zatem nie będzie zwolniona z podatku dochodowego od
osób fizycznych, a także z obowiązku naliczenia od jej kwoty składek ZUS.
Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd musi spełniać następujące warunki:
● odbywać się na polecenie pracodawcy,
● jego celem musi być wykonanie zadania służbowego,
● miejsce wykonywania zadania służbowego musi się znajdować poza miejscowością, w której jest stałe miejsce pracy
pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
1.1. Polecenie wyjazdu
Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę pisemną. Skoro podróż służbowa jest
wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegacje.
PRZYKŁAD
Pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie, na podstawie którego pracownik zgodził się przez okres 2
miesięcy świadczyć pracę w innej miejscowości, za co pracodawca przyznał mu dodatek miesięczny. W tym
przypadku wyjazdy do tej miejscowości nie stanowią podróży służbowych. Pracownik, który zawiera z
pracodawcą porozumienie dotyczące świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stałe miejscu, pozbawia
się jednocześnie prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił to m.in. w wyroku z
20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7–8/97). W uzasadnieniu tego wyroku SN stwierdził, że z przepisów
regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika do innej miejscowości, który nie ma
charakteru podróży służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest
właśnie podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie
porozumienia zawartego z pracodawcą.
Przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio na maksymalny czas trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że
wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym
odstępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu, a jako odstępstwo nie może trwać
zbyt długo. Poprzez analogię, w praktyce przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące na podstawie art.
42 § 4 Kodeksu pracy (przepis ten dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, a
nie tej samej pracy, ale w innym miejscu). Co prawda, dyskusyjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do delegacji,
ale wynika z niego, jaką ustawodawca dopuszcza długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad.
1 z 23
20130318 20:00
INFORLEX.PL Księgowość
Skoro pracodawca nie może narzucać wyjazdów delegacyjnych trwających powyżej 3 miesięcy, to należy uznać, że dłuższy
wyjazd odbywa się za zgodą pracownika. Samo więc udanie się w 4 czy 5miesięczną delegację może zostać uznane za
zgodę na czasową zmianę miejsca pracy. W konsekwencji wyjazd ten nie będzie mógł być traktowany jako delegacja.
WAŻNE!
Podróż służbowa, co do zasady, nie może trwać dłużej niż 3 miesiące.
Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2012 r. (II PK 223/11, M.P.Pr.2012/9/474–477) uznał, że jeżeli nie doszło do polecenia
wyjazdu służbowego przez pracodawcę ani nawet ustnego uzgodnienia służbowego wyjazdu, to wyjazdu pracownika nie
można uznać za podróż służbową.
1.2. Zadanie służbowe
Zakres pojęciowy zadania służbowego, które powinno być celem podróży służbowej, nie dotyczy jedynie zakresu obowiązków
pracownika. Wyjazd służbowy może być też związany z realizacją innych czynności na rzecz pracodawcy.
Jako podróż służbowa nie może być w całości traktowany wyjazd, który tylko w części jest skierowany na realizację zadania
służbowego, a w części stanowi ukrytą nagrodę dla pracownika.
PRZYKŁAD
Pracownik ma się spotkać w poniedziałek w Pradze z kontrahentem. Pracodawca wpisał w poleceniu wyjazdu
służbowego wylot już czwartek. Jeśli pracownik nie miał do wykonania w Pradze innych czynności, to pobyt od
czwartku nie jest niczym uzasadniony. Rozliczenie świadczeń delegacyjnych (diety, zwrot kosztów noclegów) za
okres od czwartku do niedzieli (można uznać, że pracownik przylatuje na spotkanie dzień wcześniej) powinno być
zakwestionowane przez organ kontrolny. Ten okres nie wiąże się bowiem z wykonywaniem zadania służbowego.
1.3. Wyjazd poza miejsce pracy
Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy. Zapis definicji podróży służbowej w Kodeksie pracy, zgodnie z którym
jest to wyjazd „poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub w której znajduje się siedziba pracodawcy”,
nie oznacza, że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie
ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce wykonywania pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik pracuje w oddziale firmy we Wrocławiu mającej siedzibę w Warszawie. Wyjazd z Wrocławia do
Warszawy na naradę jest podróżą służbową, gdyż pracownik jedzie (w celu służbowym) poza swoje stałe miejsce
pracy.
Podróżą służbową nie jest:
● podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
● podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli miejscowość ta jest miejscem pracy
pracownika.
Dany wyjazd będzie stanowić delegację lub nie w zależności od tego, w jaki sposób pracodawca i pracownik uregulują miejsce
pracy w umowie o pracę. Miejsce pracy może być określone wężej lub szerzej, ale zawsze musi odpowiadać rzeczywistemu
zakresowi „geograficznemu”, w którym pracownik realizuje swoje zwykłe, powtarzalne czynności.
PRZYKŁAD
Pracownik jedzie na polecenie pracodawcy ze Szczecina do Koszalina. Jeśli jego miejscem pracy jest Szczecin,
wyjazd ten stanowi podróż służbową, za którą otrzyma diety i zwrot kosztów. Jeżeli zaś jego miejscem pracy jest
obszar województwa zachodniopomorskiego, to wyjazd ten nie stanowi podróży służbowej. Pracownikowi nie
przysługują więc w związku z jego odbyciem świadczenia delegacyjne.
2 z 23
20130318 20:00
INFORLEX.PL Księgowość
Z przepisów dotyczących podróży służbowych wynika, że podróżą jest również wykonywanie zadania w miejscowości
zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik pracuje w Szczecinie, a mieszka w Stargardzie Szczecińskim. Pracodawca polecił mu we wtorek
zawiezienie dokumentów do kontrahenta ze Stargardu.
Przejazdy pracownika należy potraktować następująco:
● przejazd ze Stargardu Szcz. do Szczecina – dojazd do pracy,
● przejazd na trasie Szczecin–Stargard Szcz.–Szczecin – podróż służbowa,
● przejazd ze Szczecina do Stargardu – powrót do miejsca zamieszkania.
W takim przypadku następuje jedynie nieco inne naliczenie świadczeń (za czas takiego wyjazdu nie będą
przysługiwały dieta i świadczenia noclegowe), ale należy go traktować jako delegację. Tym samym pracownikowi
przede wszystkim powinien zostać rozliczony koszt przejazdu oraz ryczałt (koszt) jazd lokalnych.
1.4. Dla kierowców nieco inaczej
Odrębną definicję podróży służbowej zawarto w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z
2012 r. poz. 1155). Podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie
pracodawcy:
● przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje
swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i
oddziały lub
● wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje
obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w
celu wykonania przewozu drogowego.
Podróż służbowa kierowcy nie jest wyjazdem poza stałe miejsce pracy tej osoby, ale poza miejscowość, w której funkcjonuje
zakład pracy. Nie ma zatem znaczenia, w jaki sposób zostanie określone miejsce pracy kierowcy – jako miejscowość czy np.
obszar województwa.
Zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy, będzie stanowić delegację. Nie oznacza to,
że w każdym przypadku kierowca będzie otrzymywał z tego tytułu jakieś świadczenia.
PRZYKŁAD
Kierowca, który ma określone miejsce pracy jako teren starostwa powiatowego Legionowo, często wyjeżdża
poza miejscowość, w której znajduje się siedziba władz powiatu. Każdy taki wyjazd poza Legionowo, nawet
krótkotrwały, oznacza w przypadku tego kierowcy podróż służbową. Określenie miejsca pracy tej osoby jako
obszaru powiatu Legionowo nic w tym zakresie nie zmienia.
Przy wyjazdach trwających poniżej 8 godzin kierowca nie nabędzie prawa do diety. Pracodawca nie ponosi też, w przypadku
kierowców, kosztów przejazdu ani przejazdów lokalnych.
Kierowcą w rozumieniu przepisów ustawy o czasie pracy kierowców jest pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy. Tylko
do takiego pracownika stosujemy odrębną definicję podróży służbowej.
Również GIP uznał, że przestrzeganie przepisów o czasie pracy kierowców będzie sprawdzał tylko w odniesieniu do osób
zatrudnionych na stanowiskach kierowców. Jak stwierdził Departament Prawny GIP (pismo z 11 sierpnia 2008 r., nr
GPP302–4560–609/08/PE), „inspektor pracy dokonujący czynności nadzorczokontrolnych w zakresie przepisów o czasie
pracy weryfikuje zgodność organizacji czasu pracy ze szczególnymi rozwiązaniami z ustawy o czasie pracy kierowców tylko
wtedy, jeżeli strony stosunku pracy wspólnie uzgodniły taki właśnie charakter zatrudnienia. Inspektor pracy nie ma przy tym
uprawnień do wyręczania stron stosunku pracy w tym zakresie. Jeżeli zatem strony stosunku pracy ustalą, że pracownik
3 z 23
20130318 20:00
INFORLEX.PL Księgowość
będzie wykonywał pracę w charakterze magazyniera, w rzeczywistości jednak – w ocenie pracownika – charakter jego
zatrudnienia bardziej mu przypomina kierowcę, ewentualne roszczenia pracownika mogą być dochodzone wyłącznie przed
sądem pracy np. w drodze powództwa o ustalenie charakteru zatrudnienia”.
2. Ograniczenie możliwości zlecania wyjazdów
Zasadniczo pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację, nawet jeśli dezorganizuje mu to plany. Dla pracodawcy nie
muszą być w tym zakresie istotne kwestie rodzinne, wypoczynkowe (podróż służbowa nie może jednak pozbawiać pracownika
prawa do wypoczynku) czy utrudnianie wykonywania innych zajęć zarobkowych (np. prowadzonej działalności gospodarczej).
Należy jednak pamiętać o pewnych ograniczeniach w tym zakresie.
Nie każdemu pracownikowi pracodawca ma prawo polecić wyjazd w podróż służbową. Dotyczy to wyjazdów:
● kobiet w ciąży (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),
● pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4 (art. 178 § 2 Kodeksu pracy).
Osoby te mogą jeździć w delegacje, ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd.
Przepisy nie ustanawiają wymogu stosowania określonej formy do oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na
wyjazd służbowy. Oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie, z którego jasno wynika treść tego
oświadczenia woli (art. 60 Kodeksu cywilnego). Sam wyjazd w podróż służbową pracownicy w ciąży może świadczyć o tym,
że wyraziła na taki wyjazd dorozumianą zgodę. Jednak do celów dowodowych najlepiej stosować formę pisemną. Należy
przyjąć, że pracownica w ciąży za każdym razem powinna podejmować decyzję, czy wyraża zgodę na wyjazd w podróż
służbową. Nie może wyrazić z góry takiej zgody na wszystkie wyjazdy służbowe.
Pracodawca nie może narzucić wyjazdu służbowego zatrudnionej osobie, która opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie
4. roku życia. Osoba ta może jeździć w delegacje, lecz trzeba uzyskać od niej zgodę. Pracownica (lub pracownik) opiekująca
się dzieckiem do 4 lat powinna składać za każdym razem oświadczenie, czy wyraża zgodę na wyjazd służbowy. Z uprawnienia
do odmowy wyjazdu w podróż służbową może skorzystać tylko jeden z rodziców dziecka do 4 lat. Nie ma tutaj znaczenia, czy
pracują w tym samym czy w różnych zakładach pracy.
Ograniczenia zlecenia wyjazdu mogą wynikać również z zasad współżycia społecznego. Pracodawca nie może czynić ze swego
prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społecznogospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia
społecznego (art. 8 Kodeksu pracy). Takie działanie lub zaniechanie nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z
ochrony.
PRZYKŁAD
Pracownica jest samotną matką wychowującą 11letnie dziecko o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca polecił jej wyjazd w 2tygodniową delegację. Za niezgodne z zasadami współżycia społecznego
powinno zostać uznane wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych wobec tej pracownicy, jeżeli pracownica
odmówiłaby wyjazdu ze względów rodzinnych.
Na podobnej podstawie ograniczenia wydania polecenia wyjazdu bez zgody pracownika można odnieść do osób
niepełnosprawnych. Przepisy dotyczące zasad zatrudniania osób niepełnosprawnych nie ustanawiają zakazu delegowania tych
pracowników, mimo wprowadzenia znacznych nawet odrębności w odniesieniu do ich czasu pracy. Brak zakazu delegowania
tych pracowników poza stałe miejsce ich pracy powoduje, że pracodawca generalnie zachowuje swobodę w zakresie wydania
pracownikowi niepełnosprawnemu polecenia udania się w podróż służbową. Niezgodne z zasadami współżycia społecznego
byłoby jednak wydanie polecenia wyjazdu w podróż służbową osobie, która ze względu na swoją niepełnosprawność jest
znacznie ograniczona w możliwości samodzielnego przemieszczania się, a narzucony przez pracodawcę środek transportu nie
jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych z odmowy wyjazdu w taką
podróż byłoby niedopuszczalne.
3. Treść polecenia wyjazdu
Kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie wymagają, by polecenie wyjazdu służbowego miało formę
4 z 23
20130318 20:00
INFORLEX.PL Księgowość
pisemną.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca może ograniczyć się w tym zakresie do polecenia ustnego. Należy pamiętać, że
kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i związane z tym zwolnienia podatkowoskładkowe świadczeń otrzymywanych
z tego tytułu przez pracownika muszą się opierać na faktycznym udokumentowaniu wyjazdu. Udokumentowaniem będzie
polecenie wyjazdu, które do celów rozliczeniowych powinno jednak mieć formę pisemną.
W wyroku z 26 stycznia 2007 r. (I SA/Wr 1332/06, M. Podat. 2007/10/35) WSA we Wrocławiu wskazał, że powierzenie
pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga
odpowiedniego udokumentowania; takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). W
przypadku częstych podróży służbowych możliwe jest wystawienie zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego, w którym
byłyby ujęte wszystkie delegacje planowane na dany okres.
Często pomijane jest przy tym znaczenie pisemnego polecenia wyjazdu. Dokument ten służy przekazaniu pracownikowi
określonych informacji i jednocześnie zobowiązaniu go do określonych działań. Pracodawca zaś przez określone zapisy w
poleceniu wyznacza poziom poniesionych wydatków (np. określając środek transportu). W tym kontekście ustne polecenie
mogłoby w wielu przypadkach powodować problemy dowodowe w zakresie rozliczeń delegacji między pracownikiem a
pracodawcą.
W wyroku Sądu Najwyższego z 1 października 1997 r. (I PKN 317/97, OSNP 1998/14/428) wskazano, że postawienie
pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była treść tego
polecenia, czy dotyczyło ono wykonywanej pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane.
Polecenie udania się w delegację powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj. wskazanie:
● celu wyjazdu – zarówno miejsca (miejsc), jak i zadań do wykonania przez pracownika,
● miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży,
● czasu trwania delegacji,
● środka transportu,
● czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży (jeśli tak, to powinna zostać określona wysokość zaliczki).
W poleceniu pracownik otrzymuje informację, gdzie ma pojechać (przy czym może to być zarówno jedno miejsce, jak i kilka) i
co ma zrobić – czyli jakie zadanie służbowe ma wykonać.
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub
zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Umożliwia to rozliczenie kosztów podróży już
od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika, czyli rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika.
WAŻNE!
Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa
tej podróży.
PRZYKŁAD
Pracownik mieszka na obrzeżach Warszawy. Jedzie w podróż służbową pociągiem z dworca centralnego. Dojazd
na dworzec, chociaż czasochłonny i pociągający za sobą określone koszty, nie jest przejazdem w ramach podroży
służbowej. Jeżeli pracownik mieszkałby w którejś z miejscowości leżących obok Warszawy, to pracodawca
miałby możliwość wskazania na tę miejscowość jako miejscowość rozpoczęcia podróży i rozliczenia kosztów
dojazdu na dworzec w Warszawie.
Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Należy przy tym nie ograniczać się
jedynie do dat, ale też określić godziny podróży.
Przy określaniu godziny, w szczególności rozpoczęcia podróży, należy pamiętać o przepisach dotyczących czasu pracy. Jeśli
przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi godzinami pracy pracownika, nie jest wliczany do czasu pracy. Będzie jednak
5 z 23
20130318 20:00
[ Pobierz całość w formacie PDF ]